上半年的一次周例會上,在領導的帶領下閱讀了劉婕的丑陋中財約稿。其中有一點引起了我的共鳴,那就是無紙化的辦公文化。
現代的辦公理念講究的是高效、智能。對于我來說,其實一直期盼著財務的無紙化辦公,但是在這個階段,完全的無紙化對于財務部來說是不現實的。那其實怎樣才算真正的無紙化辦公呢,是把文件掃描成電子版存檔就是了么,我覺得這是不正確的。無紙化并不代表單純的電子化,更體現在審批等一系列的流程中。在平日和營業部的溝通中,一些文件由于各種審批需要被重復打印,這樣不僅浪費資源,也降低了辦事效率。財務部的辦事效率不僅是部門內部的問題,更牽涉到員工等利益相關者,如何能提高審批效率經常困擾我。在今年上半年,財務部建立了中財財務費用審批支付群,建立后很多緊急的費用都在群里得到了審批。這個微信群有著高效的審批能力,然而卻有一個缺點,就是留痕問題。在微信中得到審批的費用,仍需要領導后續在報銷單上簽字確認。這也就是為什么實現不了無紙化的原因。劉婕在約稿中也說道,她的工作繁瑣內容多樣,簽字流程的事項多,所以紙質的材料非常多,經常因為害怕丟了哪張紙而緊張。怎樣達到審批流程的高效化、智能化需要的不僅是軟件的支持,同時也需要辦公習慣的培養。
隨著科技的普及率增加,相信不久之后財務部的辦事會更科學化、現代化。