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              • 管理團隊(一)
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              2013年年度反省報告
              文章來源香港中財     作者劉燁     日期2014-01-13     點擊量2391

                2013年是充實而富有挑戰的一年。

                在這一年內,公司給予了我機會在不同的部門中工作和學習。年初,我被安排進內務部。一開始覺得內務部的工作應該很簡單,于是便心想一定要于短期內改革內務部,令內務部成為一個有效率、有系統的部門。事實證明,內務部的事情比想像中繁瑣,要在平衡管理層要求、同事期望及現實因素的情況下,有效率地完成一件事并不容易。及后,我調往中財移民的時候,當初訂下的內務部工作有一些完成了,但也有一些未及完成。

                反省過后,我明白到不應該輕視任何一項工作,空有計劃和想法是不夠的,如果沒有制訂一個清晰的工作時間表并嚴格遵行,很多時我們都會因為每日繁忙的工作,而遺忘了心中的“大計”。誰也不知道將來會是怎樣,所以有任何想法或目標,便應馬上制訂工作計劃和具體的時間表,認真地按照計劃完成每一項工作,不然原本認為很簡單的事情,最終卻未能完成,這不但是個人的遺憾,同時也會影響公司及同事。

                之后,我進入了Alisha的團隊,幫忙開展移民業務以及資產管理業務。這是一個全新的嘗試,對我來說極具挑戰性。由于從未接觸過這方面的工作,加上之前的經驗,我這次沒有犯同一個錯誤。我不敢輕視任何一項工作,反而小心翼翼地處理每一項工作。由于工作量都不少,往往都要同一時間處理幾項工作,不得不為工作訂下優先次序。

                訂優先次序的準則當然有迫切性和重要性這兩項,就好像今天下午開反省會議,這份反省報告當然是既迫切,又重要。所以我今天早上不會去仔細查看和回復郵件,只是查看了郵件的標題和寄件者而已。用迫切性和重要性這兩個因素來制訂先后次序聽上去好像沒有問題,但問題在于我有時候還加入了工作的難度這個因素來制定工作的優先次序。當手頭上有好幾樣事情要處理,除了迫切性和重要性外,我往往都傾向于將難度較大的或者要花多一些時間的事情放在比較后的位置,心想等比較有空的時候再做吧。但往往每天由上班到下班都沒有停過,于是事情又拖到了第二天。這樣下去,一些本來不迫切的事情變成了十分迫切。在時間緊迫的情況下,工作的質量難免受到影響,同時為了完成這些本來不迫切,后來變為迫切的事情,一些重要但相對沒有那麼迫切的事情又要押后,這樣便成為了一個惡性循環。更甚的是當累積到很多迫切而重要的事情要同時處理的時候,有些事情可能未能及時完成,這樣便會帶來嚴重的后果。

                經過一番反省,我明白到每日上班下班不停地工作是不夠的。每天早上應該花5-10分鐘時間整理一下思緒,審視一下手頭上的工作,理性地制定工作的優先次序,不可以將一些難度較大的或者要花多一些時間的事情無限期地押后,該什麼時候完成便什麼時候完成,避免將事情一直拖下去。

                展望2014年,因著2013年Alisha帶領的整個團隊所播下的種子以及累積的經驗,我對業務上的增長是十分樂觀的。除此以外,我也寄望在編排工作優先次序上能夠更加理性和成熟。

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