氣溫逐漸轉暖、訂單日益增多、電話此起彼伏、缺貨時有發生、反饋也如影隨形……,內勤內務人員忙碌而略顯慌亂的工作,沒有像自己預期中的那樣——忙而不亂、忙而不出錯,缺少那份鎮定和嫻熟。
前段時間,以提高訂單處理效率及準確度為目標,部門圍繞訂單流轉程序從接單、對單、開單、核單、扣款、叫車、裝車、出廠(發運)、收貨等各環節進行了梳理和分工:本著專業化原則,將原內勤工作(接單、對單、開單、核單、出廠)分為開單內勤(開單)、營銷內勤(接單、對單、核單)和出廠內勤(出廠);原統計員作為開單候補人員,3名專業開單+3名候補開單員,以提高開單速度;原發貨清單一式三聯改為A4單聯、取消正單簽字、窗口傳遞發貨清單扣款、財務和內勤中午值班等細節改進,以提高訂單處理速度;為加強溝通,內勤開通了QQ群、部門內開發了公告欄以及時發布信息;為減少缺貨,部門通過《缺貨通知單》作為內勤、內務、倉儲、產銷銜接組等職能組統計和排產依據;為提高裝車速度,管件單獨裝車、裝卸費按產品實行差別價格、并制定了裝卸工和司機排隊方案;為加快叫車速度,嚴格對超過24小時未叫到車的罰款,并安排其他所有物流公司叫車,每天統計、通報叫車情況;為減少差錯,提高準確度,不斷組織業務培訓、考試,重新梳理營銷服務獎罰規定并嚴格執行。從接到營銷機構訂單到客戶收貨,涉及的環節較多,期待在每個環節上節約三、五分鐘,每名經辦人員具備扎實的基本功,一次性做到位,部門整體營銷服務質量會有較大提升。
回頭看看部門工作的推進,有些工作還是深入不夠,浮于表面,自己搭了個框架或提出了工作的思路,以為下面會去落實,缺少跟進。自己的某些想法也沒有與屬下作充分的溝通,自己認為是對的就作了決定,如果大家不明白為什么這樣做而簡單地去執行,效果是可想而知的。部門工作的提升,決策在領導,推動在中層,執行在全體。
以上是一季度工作的感悟或反省,力求鞭策自己,將工作做得更深更細,為即將到來的考驗做好充分的準備工作。